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Rules for the shared experimental booths, 2nd floor on 29 rue d'Ulm

The setup comprises :

• booth 1 (large, Eye Tracker, video/USB connexion from the corridor, possibility of installing a monitor and mouse/keyboard on a shelf in the corridor, electric adjustable and confortable chair)
• booth 2 (large, Eye Tracker, HDMI/USB/audio/optic fiber connexion from booth 3, manually adjustable and confortable chair)
• booth 3 (small, HDMI/USB/audio/optic fiber connected to booth 2)
• booth 4 (electromagnetic shielding + EyeTracker, video/audio/USB connexion within booth 4 office, electric adjustable and confortable chair)
Set up/ booth organization can be discussed and modified, please contact Camille Straboni.

1. Permission to use
2. Reservations
3. Access hours
4. Keys
5. The booth log
6. EEG experiments
7. In case of emergency
8. Etiquette

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1) Permission to use

All experiments are conducted under the responsibility of a PI. Only PIs, post-docs, PhD students and research assistants are allowed to make reservations. Master students should ask their PI. To obtain permission to use the experimental setup, and access to the reservation page, send an email to Camille Straboni, (phone 2792) with copy to the PI that supervises you. In the email indicate your name, your status (post-doc, PhD, etc.), your lab, and the name of your PI.

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2) Reservations

To check the schedule of reservations go to http://www.iec-salles.ens.fr. You may reserve up to a total of 16 hours (grouped or spread over the time). Once a slot has been used you may make a new reservation within the limit of 16 hours. If you need a longer time consult Camille Straboni. You may NOT request slots on behalf of another experimenter (e.g. to overcome the 16 hour limit).

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3) Access hours

The booths are accessible from 8:00am to 8:00pm on weekdays, 8:00am to 5:00pm on Saturdays. The last experiment must be finished at 7:30pm and the key must be returned before 8:00 pm (4:30pm on Saturday). Beware that the building is closing at 8:00pm (5pm on Saturday).
Tests on Saturdays are subject to certain rules: firstly you must provide a letter from the lab director certifying that you are allowed to experiment on Saturday; this permission can be obtain by filling the form «travailler en jours et heures décalés« available on the ENS intranet (here). Secondly, tests can be performed only if 2 experimenters are testing and their names must appear on the online reservation. Both have to stay on the platform during all the tests. Thirdly, in case of testing on Saturdays, you must inform the security of your presence in the building at http://colibri.ens.fr/travisol/ and don’t forget to unsubscribe yourself when leaving.
No experiments on Sunday or holidays.

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4) Keys

Ask for the key at the front desk of the building. You will need to leave your ENS card (or identity card) and sign the register, indicating your name, the booth number, date and time. You must return the key immediately after the experiment, sign the register indicating the time, and reclaim your ID.
If there is no one at the front desk of 29 rue d'Ulm you must go to 45 rue d'Ulm. Keys, cards, and register are transferred between 29 and 45.
If an experimenter is waiting for the booth, you may give him/her the key in exchange for his/her ENS card or ID, which you take to the front desk to reclaim your ID. Remember to fill in the register and sign in his/her place.

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5) The booth log

For each experimental session you must fill in the booth log, indicating you name, lab and P.I., arrival and departure times, a short description of what you did, a precise description of any changes made to the setup, and any remarks (something missing? broken?). Put an entry in the log each time you access the booth, even just to pick up data or verify the setup.

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6) EEG experiments

When testing with an EEG setup, there is a dedicated room for participants to wash their hair. It’s located on the 4th floor, first door on the right after the fire doors.

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7) In case of emergency

In case of emergency there is an internal phone located behind the couch in the little kitchen of the LSP that allows you to call the internal emergency number of the ENS: 44.44

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8) Etiquette

You should never let any participant alone during the experiment. You have to stay either in the booth with the participant or at least close to the booth until the end of the experiment. You are expected to behave in a professional and courteous manner with the subject, your fellow experimenters, and staff. Human experimentation is governed by strict rules that should have been explained to you by your supervisor. To avoid disrupting other experiments, do not talk in a loud voice, bang doors, etc. Tidy up the booth, restore the setup to its standard configuration, put away equipment, etc. If something is amiss, please indicate it in the log.

Français

Règlement intérieur des cabines de test du DEC au 2ème étage

Nous disposons de 4 cabines:

• Cabine 1 (grande, Eye Tracker, video/USB connexion dans le couloir, possibilité d’installer un écran de suivi et souris/clavier sur étagère dans le couloir, chaise confortable et ajustable électriquement)
• Cabine 2 (grande, Eye Tracker, video/USB/audio/optic fiber connexion de la cabine 3, chaise confortable et ajustable manuellement)
• Cabine 3 (petite, HDMI/USB/audio/optic fiber connectés à la cabine 2)
• Cabine 4 (blindage électromagnétique + Eye Tracker, video/audio/USB connexion via le bureau de la cabine 4, chaise confortable et ajustable électriquement)
L’installation et l’organisation des cabines peuvent être discutées et modifiées, merci de contacter Camille Straboni.

1. Utilisation des cabines
2. Réservations
3. Horaires
4. Clés
5. Le cahier des cabines
6. Expérimentation en EEG
7. En cas d'urgence
8. Quelques règles de savoir vivre

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1) Utilisation des cabines

Toute expérience est réalisée sous la responsabilité d’un directeur de recherche. Seuls les doctorants, post-docs et assistants de recherche peuvent faire des réservations.
 Les étudiants en master doivent passer par leur encadrant. Vous devez faire une demande de création de compte par mail à Camille Straboni, (poste 2792) avec copie à votre chercheur encadrant. Dans votre mail veuillez préciser votre nom et prénom, laboratoire, votre statut ainsi que le nom de votre chercheur encadrant.

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2) Réservations

Le calendrier en ligne est consultable sur http://www.iec-salles.ens.fr. Vous pouvez faire une réservation de 16h maximum (à la suite ou séparées en plusieurs créneaux). Une fois qu’un créneau a été utilisé, vous pourrez réserver un nouveau créneau en restant toujours dans la limite des 16h. Pour une durée plus longue voir avec Camille Straboni. Les demandes exceptionnelles seront examinées par le comité de pilotage des cabines.

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3) Horaires

Les cabines sont accessibles du lundi au vendredi de 8h à 20h et le samedi de 8h à 17h. La dernière passation doit être terminée à 19h30 et la clef retournée à la loge avant 20h. (16h30 le samedi). Attention, les portes du bâtiment ferment à 20h (17h le samedi).

Les tests le samedi sont soumis à certaines conditions : premièrement, vous devez avoir une lettre de votre directeur de laboratoire certifiant qu’il vous autorise à travailler le samedi, cette autorisation peut s’obtenir en remplissant le formulaire de «travailler en jours et heures décalés« à télécharger sur l’intranet de l’ENS (ici). Deuxièmement, les tests ne peuvent avoir lieu qu’à condition que deux expérimentateurs soient présents et aient inscrit leurs noms sur la réservation. Les deux expérimentateurs doivent impérativement être tous les deux présents sur la plateforme pendant la totalité des tests. Troisièmement, lors de test le samedi vous devez signaler votre présence à la sécurité sur le site suivant http://colibri.ens.fr/travisol/ et vous désinscrire en partant.

Pas de test le dimanche et les jours fériés.
NB: Les portes du bâtiment sont ouvertes jusqu'à 20h (17h le samedi).

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4) Clés

Les clefs des cabines se trouvent à la loge du 29. Vous pouvez les emprunter en échange de votre carte ENS (ou carte d’identité). Le personnel de la loge remplit le cahier avec votre nom, prénom, date, n° de cabine, heure d’arrivée et une signature. Votre carte vous sera rendue après restitution de la ou les clefs. Si la loge du 29 est fermée, il faut se rendre au 45 (les clefs et cartes y sont transférées). Si un autre expérimentateur vous succède, vous pouvez lui donner les clefs en échange de sa carte, descendre à la loge récupérer votre carte et laisser la carte de l'expérimentateur suivant, en veillant à ce que le cahier soit rempli.

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5) Le cahier de cabine

Dans chaque cabine se trouve un cahier dans lequel il est obligatoire d’inscrire son nom, prénom, laboratoire et P.I., raison de sa venue, heure d’arrivée et de départ et des commentaires si besoin, comme par exemple il manque un casque, fil débranché etc. La démarche est la même pour un simple passage comme venir chercher des données, vérifier du matériel, etc.

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6) Expérimentations en EEG

Lors de tests en EEG, il existe un espace dédié pour que les participants puissent se laver les cheveux après l’expérience. Celui-ci se trouve au 4ème étage, 1ère porte à droite après les portes coupe-feu.

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7) En cas d'urgence

En cas d’urgence, un téléphone interne à l’ENS, situé derriére le canapé dans la cuisine du LSP, vous permet d’appeler le numéro d’urgence interne de l’ENS : le 44.44

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8) Quelques règles de savoir-vivre

Vous ne devez en aucun cas laisser le participant seul pendant l’expérience. Vous devez quoi qu’il arrive rester soit dans la cabine soit à proximité de cette dernière durant la passation de l’expérience.
Votre attitude envers les participants aux expériences et envers vos collègues doit être professionnelle et courtoise. Les règles de l'expérimentation sur la personne humaine sont strictes et doivent vous avoir été expliquées par votre encadrant.
 Pendant les tests, merci de parler à voix basse et de ne pas claquer les portes. En partant, laisser l’endroit propre et rangé et remettre le setup d’origine.